Klauzula informacyjna RODO

Kto jest administratorem Twoich danych?

Administratorem Twoich danych osobowych jest:

Zenith Trove sp. z o.o.
ul. Marszałkowska 142
00-061 Warszawa
NIP: 5272998765
REGON: 389456123
KRS: 0000987654

Kontakt w sprawach ochrony danych osobowych: [email protected]

Skąd mamy Twoje dane?

Twoje dane osobowe pozyskujemy bezpośrednio od Ciebie w momencie, gdy:

• Wypełniasz formularz kontaktowy na naszej stronie
• Zawierasz z nami umowę o świadczenie usług
• Kontaktujesz się z nami przez email lub telefon
• Korzystasz z naszego serwisu internetowego (dane techniczne)

W jakim celu przetwarzamy Twoje dane?

Twoje dane osobowe przetwarzamy w następujących celach:

1. Świadczenie usług

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO (wykonanie umowy)
Zakres danych: imię, nazwisko, email, dane dotyczące sytuacji rodzinnej i finansowej
Czas przechowywania: przez okres świadczenia usług oraz przez 6 lat od zakończenia współpracy (przedawnienie roszczeń)

2. Marketing bezpośredni

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes administratora)
Zakres danych: imię, nazwisko, email
Czas przechowywania: do momentu wniesienia sprzeciwu lub wycofania zgody
Twoje prawo: możesz w każdej chwili wnieść sprzeciwu wobec przetwarzania danych w celach marketingowych

3. Obsługa zapytań i komunikacja

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes administratora)
Zakres danych: imię, nazwisko, email, treść korespondencji
Czas przechowywania: przez okres niezbędny do obsługi zapytania oraz do momentu przedawnienia ewentualnych roszczeń

4. Prowadzenie ksiąg rachunkowych

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. c RODO (obowiązek prawny)
Zakres danych: dane wynikające z faktur i dokumentów księgowych
Czas przechowywania: 5 lat od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku (zgodnie z ustawą o rachunkowości)

Kto może otrzymać Twoje dane?

Twoje dane osobowe mogą być przekazane następującym kategoriom odbiorców:

• Organy administracji publicznej - w zakresie niezbędnym do realizacji usług (urzędy gmin, miejskie ośrodki pomocy społecznej, Zakład Ubezpieczeń Społecznych, urzędy pracy)
• Dostawcy usług IT - hosting, systemy CRM, usługi poczty elektronicznej
• Biura księgowe - obsługa rachunkowości
• Kancelarie prawne - obsługa prawna i windykacja należności
• Firmy kurierskie i pocztowe - doręczanie korespondencji

Wszystkie podmioty, którym przekazujemy dane, są zobowiązane do ich ochrony i wykorzystują je wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji powierzonych im zadań.

Czy Twoje dane są przekazywane poza Unię Europejską?

Nie przekazujemy Twoich danych osobowych poza Europejski Obszar Gospodarczy.

Jakie masz prawa?

Zgodnie z RODO przysługują Ci następujące prawa:

Prawo dostępu do danych (art. 15 RODO)

Masz prawo uzyskać od nas potwierdzenie, czy przetwarzamy Twoje dane osobowe, a jeśli tak, masz prawo uzyskać dostęp do tych danych oraz informacje o celu przetwarzania, kategoriach danych, odbiorcach i planowanym okresie przechowywania.

Prawo do sprostowania danych (art. 16 RODO)

Jeśli Twoje dane są nieprawidłowe lub niekompletne, masz prawo żądać ich poprawienia lub uzupełnienia.

Prawo do usunięcia danych - "prawo do bycia zapomnianym" (art. 17 RODO)

Możesz żądać usunięcia swoich danych, gdy:

• Dane nie są już niezbędne do celów, w których zostały zebrane
• Cofnąłeś zgodę na przetwarzanie (jeśli była podstawą przetwarzania)
• Wniosłeś sprzeciw wobec przetwarzania
• Dane są przetwarzane niezgodnie z prawem

Prawo do ograniczenia przetwarzania (art. 18 RODO)

Możesz żądać ograniczenia przetwarzania Twoich danych w określonych sytuacjach, np. gdy kwestionujesz prawidłowość danych.

Prawo do przenoszenia danych (art. 20 RODO)

Masz prawo otrzymać swoje dane w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego i przesłać je innemu administratorowi.

Prawo sprzeciwu (art. 21 RODO)

Masz prawo wnieść sprzeciw wobec przetwarzania Twoich danych osobowych, gdy podstawą przetwarzania jest prawnie uzasadniony interes administratora. W szczególności dotyczy to przetwarzania w celach marketingowych.

Prawo do cofnięcia zgody (art. 7 ust. 3 RODO)

Jeśli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody, masz prawo ją cofnąć w dowolnym momencie. Cofnięcie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej cofnięciem.

Prawo do wniesienia skargi (art. 77 RODO)

Masz prawo wnieść skargę do organu nadzorczego - Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa).

Jak skorzystać ze swoich praw?

Aby skorzystać z powyższych praw, skontaktuj się z nami:

• Email: [email protected]
• Korespondencja: ul. Marszałkowska 142, 00-061 Warszawa, z dopiskiem "RODO"

Odpowiemy na Twoje zgłoszenie w ciągu miesiąca od jego otrzymania. W szczególnie skomplikowanych przypadkach możemy przedłużyć ten termin o kolejne dwa miesiące, informując Cię o tym wcześniej.

Czy podanie danych jest obowiązkowe?

Podanie danych osobowych jest dobrowolne, ale niezbędne do:

• Świadczenia usług - bez podania danych nie będziemy mogli zrealizować zamówienia
• Odpowiedzi na zapytanie - bez danych kontaktowych nie będziemy mogli się z Tobą skontaktować
• Wypełnienia obowiązków prawnych - np. wystawienia faktury

Czy stosujemy zautomatyzowane podejmowanie decyzji?

Nie podejmujemy decyzji w sposób zautomatyzowany, w tym poprzez profilowanie, które wywoływałyby skutki prawne lub w podobny sposób istotnie wpływały na Twoją sytuację.